Gestão de cobrança: 8 passos para aplicar de forma eficaz

Para o setor financeiro, ter uma gestão de cobrança eficaz ou cobrar um cliente não são tarefas fáceis, não é mesmo? O tempo gasto cobrando nem sempre dará o retorno devido e você pode estar colocando em risco uma relação comercial duradoura, que rendeu bons frutos durante anos.

Quando se trata de cobrança empresarial, nem se fala, já que o prejuízo tende a ser muito maior e necessita de uma gestão de cobrança bem organizada.

Mas nós sabemos que nem sempre é fácil ter essa gestão, ainda mais com um quadro de funcionários reduzido, problema comum em muitas empresas.

Porém, não se preocupe. Neste post, você conhecerá as melhores práticas em gestão de cobrança e como aplica-las, para que a inadimplência seja reduzida e que a cobrança se torne um meio de ''gerar receita’’ para sua empresa. Confira!

As principais diretrizes para uma gestão de cobrança competente

Hoje, muitas empresas encontram barreiras para que sua cobrança empresarial se torne, de fato, efetiva. As dificuldades na maioria dos casos são as listadas abaixo.

Se você se identificar com alguma delas, fique tranquilo, vamos te mostrar a solução para todas. Veja:

1# Não deixe tudo na mão de poucos colaboradores

Cobrar dívidas é um trabalho que exige dedicação, experiência e um tempo indeterminado (?) para que o débito seja zerado.

Em sua maioria, as empresas tendem a colocar um funcionário para realizar a tarefa. Saiba que isso não é uma prática correta. Uma pessoa, ou até um grupo pequeno de colaboradores, não tem condições de cuidar de um alto volume de processos de cobrança empresarial.

Caso sua empresa não tenha uma estrutura própria de call center, o ideal é pedir que os envolvidos se atenham às contas maiores.

''Mas e os outros inadimplentes?'', você pergunta. Fique tranquilo, essa resposta você terá no último tópico.

2# Organize seu setor de cobrança

Tenha em mente que ordem é tudo para um setor de cobrança eficiente.

Primeiro, organize as tarefas do setor, para que o(s) encarregado(s) das cobranças tenha maior efetividade na recuperação de créditos. Um calendário compartilhado, ''na nuvem'' ou em formato Excel mesmo, já beira o ideal para este momento.

Demarcar com cores as prioridades também é de grande ajuda. Mantenha os funcionários alinhados acerca das principais tarefas para que a produtividade aumente.

Segundo especialistas em produtividade, o ideal é realizar um mínimo de três atividades significativas para a empresa por dia. Assim, separe entre os funcionários as demandas para que as mais importantes sejam logo solucionadas.

3# Confirme que se trata realmente de uma cobrança

Uma cobrança nem sempre é o que parece. Essa frase pode parecer estranha em um primeiro momento, mas diz muita coisa.

Em muitos casos, existe a possibilidade de o débito não ter sido saldado por problemas de comunicação, que incluem:

  • O cliente não recebeu seu material;
  • A pendência foi paga, mas houve problemas no banco;
  • O material ou serviço estava com defeito, mas ninguém avisou o financeiro de que o pagamento não seria realizado.

Esses são os principais, mas já vimos acontecer de tudo neste meio, acreditem.

Nessa hora, o melhor a se fazer é mandar um e-mail, a fim de buscar mais explicações e entender a situação é de inadimplência mesmo.

A ideia é que seja uma comunicação tranquila, como no exemplo a seguir:

“Oi João, tive um problema no meu sistema e não pude dar baixa no material que te enviamos. Você poderia nos enviar o comprovante, por gentileza? ’’

Aliados a outras decisões estratégicas, a taxa de retorno de um e-mail nessa linha tende a ser maior. Vamos nos aprofundar neste assunto já no próximo parágrafo.

4# Saiba como tratar do assunto com eficácia

Sejamos sinceros, ninguém gosta de receber uma ligação de cobrança. A atitude, em geral, é conhecida por ser ofensiva e causa vergonha a quem recebe. Logo, existem outras maneiras de comunicar uma dívida, que são mais eficazes.

Vamos compartilhar com você algumas das diretrizes que aplicamos aqui na Intervalor. São elas que nos dão o melhor retorno, em diversas situações.

5# Entre em contato nos melhores horários

Parece algo simples, mas o momento em que você entra em contato para saldar uma divida é um verdadeiro ''divisor de águas'' no seu fluxo de caixa.

Os melhores horários do dia costumam ser antes das 9hrs ou após o almoço, momentos que as pessoas ou estão chegando ao trabalho ou estão voltando para suas mesas, ou seja, períodos em que elas não costumam estar atoladas de demandas ou mesmo passando por situações muito estressantes.

6# Não seja agressivo

Acredite: o modo como você contata o devedor influencia o pagamento da dívida como um todo. Além disso, convenhamos: ninguém gosta de receber uma ligação avisando que está devendo, então seja o mais cordial possível.

Se você já possui algum conhecimento em cobrança humanizada para passar para sua equipe, ótimo. Caso contrário, busque fazer com que sejam agradáveis e compreensivos.

Vale lembrar também que talvez o cliente inadimplente não consiga pagar o débito naquele momento, mas uma promessa de pagamento muitas vezes é valida. Com isso, entramos no próximo assunto.

💡 Dica: Como cobrar empresas sem prejudicar suas relações comerciais?

7# Programe datas para enviar os lembretes e aumentar a efetividade da cobrança

Muitas pessoas não conseguem pagar o montante total da dívida à vista, mas aceitam fazer um parcelamento.

Seja na cobrança de pessoa física ou jurídica , manter o cliente é sempre muito importante, logo, compreender que ele quer pagar mas ainda não tem condições, é importante para ambos os segmentos.

No calendário da equipe, marque datas tanto para os acionamentos por e-mail e ligações, quanto para acordos vigentes. Lembre-se, reforçar que o cliente está pagando o que foi combinado é tão importante quanto acioná-lo pela primeira vez.

Caso a dívida esteja se estendendo muito e você não vê alternativas para este recebimento, contratar uma empresa especializada pode fazer a diferença. Elas costumam ser bastante eficientes também nos débitos mais antigos, que já passaram para sua PDD (Provisão para Devedores Duvidosos).

8# Contrate uma empresa de cobrança para as dívidas menores, se necessário

É comum que, quando existe um grande volume de inadimplência, a equipe interna se concentra em cobrar as dívidas maiores, o que gera um acúmulo das pendências que tem um valor inferior ao estabelecidos como parâmetro. Porém, conforme elas vão se juntando, o prejuízo se torna enorme para os cofres da empresa.

Nesse caso, contratar uma empresa de cobrança pode ser uma boa alternativa.

Também é importante empresas que aceitem trabalhar dívidas com faixa de atraso maior, para que toda a sua carteira se enquadre no projeto de recuperação.

Para se ter uma ideia, a maioria só aceita débitos com até 12 meses de atraso, o que não é muito adequado para a realidade do país, não é mesmo?

Neste post, você aprendeu como criar uma gestão de cobrança mais eficiente para sua empresa.

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