Régua de cobrança: como aplicar na cobrança empresarial

Padronize suas notificações para clientes inadimplentes com a régua de cobrança. Descubra como implementá-la no seu negócio e manter o equilíbrio financeiro!

Uma importante ferramenta para a gestão financeira das empresas é a régua de cobrança. O recurso, apesar de não ser novo, é muito popular — sendo um método capaz de auxiliar a companhia a evitar a inadimplência dos clientes e manter o fluxo de caixa estável.

Na realidade corporativa, as vendas fazem parte da rotina de uma empresa. Até aí, nenhuma novidade, porém, o alto número de transações limita o acompanhamento próximo de cada etapa após o fechamento do negócio.

É um esforço quase impossível que a equipe esteja lado a lado em cada cobrança dos clientes, inclusive os inadimplentes.

Por isso, existe a régua de cobrança.

O que é a régua de cobrança?

Ela é uma ferramenta que auxilia na gestão de cobranças das empresas, estipulando cada etapa que concerne uma cobrança corporativa.

Com a régua de cobrança, você mapeia todo cenário acerca de um cliente inadimplente (histórico, tamanho da dívida, momento, canais de contato) e entende quais medidas tomar para incentivá-lo a pagar seus débitos.

Normalmente, a régua de cobrança já é utilizada no momento da compra. Imagine um comércio B2C de tênis. Se um cliente compra um modelo na loja online, os próximos passos seriam:

  • Emissão de fatura da venda.
  • Lembrar da data de vencimento.

Pronto, esses dois procedimentos (chamados de “carta de cobrança”) já fazem parte da sua régua de cobrança.

Porém, o processo é muito mais amplo — ideal para os casos de clientes inadimplentes, que pulam essas duas etapas e ficam em dívida com a sua empresa.

Então, o que se segue é basicamente o seguinte:

  • Cobrança amigável, de 5 a 7 dias após o vencimento.
  • Com até 3 semanas de atraso, emissão de alerta para pagamento pendente.
  • Após tudo isso e sem o pagamento, emissão de notificação de inadimplência.

Se o pagamento não realizado mesmo após a última notificação, cabe o cancelamento dos serviços ou medidas judiciais.

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Como aplicar a régua de cobrança na empresa?

A adoção dessa ferramenta não é complicada, mas é preciso realizar um estudo sobre os canais de comunicação (por onde serão enviadas as notificações) e os meios de pagamento.

No caso dos canais, há uma infinidade: E-mail, SMS, WhatsApp, ligações telefônicas. O importante é avaliar cada caso, entender o perfil do cliente, para saber quais deles serão mais assertivos.

Já para os meios de pagamento, é preciso estabelecer procedimentos específicos, pois cada caso de inadimplência é diferente. Confira!

Cartão de Crédito

No caso de pagamento online por cartão, normalmente os problemas vinculados são relacionados a alguns problemas em específicos. Limite mensal, vencimento ou suspeita de fraude são os principais.

Em cenários de vencimento, é ideal notificar o cliente para que utilize um novo cartão ou escolha outro método de pagamento.

Já nas suspeitas de fraude ou limite insuficiente, é preciso seguir as regras da operadora ou do banco emissor, realizando as tentativas de cobrança conforme determinado.

Tudo isso funciona melhor com o auxílio de uma ferramenta especializada, que automatize essas cartas de cobrança.

Boleto Bancário

Já para o boleto bancário, é necessário estabelecer um prazo condizente com o melhor momento para os clientes pagarem. Normalmente, é entre os dias 5 e 15 de cada mês.

A primeira etapa da régua de cobrança com boleto é o envio do mesmo junto da fatura de serviços. Após isso, basta enviar as cartas de cobrança conforme planejado na régua de cobrança.

Nesses casos, as notificações podem ser grandes aliadas. SMS ou mensagens no WhatsApp podem facilitar a visualização do boleto, encaminhando o cliente para os dados referentes à fatura.

Transferência ou Depósito

A mecânica de cobrança utilizada para o boleto também pode ser reaproveitada em casos de transferência e depósito. Porém, multas e juros não são fixas.

O recomendado é cobrar o excedente em dívida em uma próxima fatura.

A régua de cobrança reforça seu financeiro

A definição de processos de pagamento reduz a inadimplência e mantém seu fluxo de caixa estável, em um cenário sempre propício para o crescimento da sua empresa.

A régua de cobrança ajuda você e sua equipe a controlarem as notificações e cobranças de forma aprofundada e estratégica. Assim, sua empresa continua se desenvolvendo e mantendo boas relações comerciais!

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